Rapport från EMEC2013 - Catja Färdig, student

I skolan har vi fått lära oss att möten förflyttar och förädlar kunskap. Dessa ord har jag funderat mycket över. Vad betyder det egentligen? Hur gör vi detta? Och hur kan vi uppnå bästa, möjliga resultat?

Stravinski auditoriet är alldeles mörkt. Drygt 300 personer från jordens alla hörn, fulla av förväntan, sitter alldeles stilla. Alla sinnen är på helspänn. Man kan höra mötesindustrin andas, nästan höra deras tankar. Den fantastiska salen, byggd i etapper med inspirerande och varierande möblering, lyses upp av endast tre bokstäver. Tre små bokstäver för människan, men tre stora bokstäver för mänskligheten. MPI, Meetings Professional International. Nina Simones stora röst fyller auditoriet och med orden "Feeling Good", är vi igång. Vi, den internationella mötesindustrin, är i rörelse.

Detta fantastiska Vi. En otrolig stämning vilade över hela EMEC13 i Montreux, Schweiz, 27-29 Januari, en stämning jag aldrig tidigare upplevt. En gemenskap och välvilja till att mötas och med ett genuint intresse för andra, oavsett roll. MPI-familjens medlemmar samlades varje dag på konferensanläggningen 2m2c, inte för att sälja sig själva eller sina tjänster, utan för att göra mötesindustrin lite bättre och ta oss alla till en ny nivå. Aldrig förut har jag känt mig mer "connected".

"The Power of Connectivity", årets tema. Förutom allt fantastiskt nätverkande som skedde under luncher och "Coffee-breaks", som likt, på många konferenser, var mycket centralt, bjöd ett fullspäckat schema på inspiration och nyttiga föreläsningar. Så pass att det många gånger var nästintill omöjligt att faktiskt välja. För att göra det något enklare bestämde jag mig därför för att, tillsammans med många, koncentrera mig på en del av "connectivity". Teknik har alltid fascinerat mig. Eller rättare sagt, egentligen inte tekniken i sig, men vad den kan åstadkomma om den används på rätt sätt och integreras i mötesdesignen. Mötesteknologi är inte något vi ska "lägga ovanpå mötet" utan den ska vara ett verktyg. Men hur gör man detta? En expert och en av mina nya förebilder och inom detta område är holländaren Gerrit Heijkoop, HCIBS (How Can I Be Social), och ett tips är att följa honom och hans jobb på exempelvis Twitter för att få senaste uppdateringarna kring hur vi kan använda bland annat sociala medier för att bli bättre på "connectivity" och hybrida lösningar. Som Gerrit sa "Social Media is all about sharing experiences. And we make the experiences.". Så nu är det upp till oss; Lets make them worth sharing!

Men "sharing" kan också kännas läskigt, stort och ibland bortom kontroll. I en annorlunda session, där det gavs mycket tid för reflektion, diskuterades hur man ska hitta tid och ork till att hela tiden dela med sig. Och hur man hittar rätt i frågan att vara personlig eller privat, särskilt under ett företagsnamn? Där fanns även en rädsla för att någon skulle skapa dålig publicitet kring dig eller ditt företag. Tillsammans letade vi svar och insåg att vi måste träna oss i att se detta som en möjlighet istället för ett hot. Jag tror att vi måste våga vara modiga, lyfta på locket och kolla efter vad våran omgivning verkligen tycker. Våga ta oss tid att lyssna på de som skapar vårt varumärke, vare sig det gäller vårt eget eller vårt företags. En vis person sa en gång "Ditt varumärke är inte det du säger att det är, det är vad andra säger att det är".

Dock vet vi alla att det många gånger är viktigare hur vi säger saker, än vad vi faktiskt säger. Och ofta kan jag känna att i vilken miljö och med vilka hjälpmedel vi säger saker kan vara ännu viktigare. Det fanns en del roliga mötesformat att inspireras av under EMEC, så som "Campfire Sessions" där gruppen samlades runt en "lägereld" (denna rullande symboliskt på en skärm) och effekten var enorm. Den interaktion och gemenskap som skapades i gruppen var otrolig, häftigt vad man kan göra bara genom att ställa några träbänkar i en cirkel och spela upp en eld på en skärm.... Undrar vad effekten skulle vara om vi hade en riktig eld, satt utomhus eller fick dricka varm choklad i en session som denna? Om vi lekte med alla sinnen för att nå största effekt? Några personliga favoriter från EMEC, absolut värda att kolla upp för mer inspiration kring mötesdesign och format, är Mike Van der Vijver, en av författarna av den fantastiska boken "Into The Heart of Meetings" och omtalad föreläsare, samt Ruud Janssen, också populär föreläsare med över 1500 followers på Twitter. Dessa två otroligt roliga och spännande mötesdesigners fick äran att hålla i EMECs "Closing Session" vilket resulterade i ett fantastiskt "Solution Room" där vi i grupper fick presentera ett problem eller en fråga vi hade och hjälptes sedan åt att lösa dessa. Ett fantastiskt sätt att få nya perspektiv på sina frågor och från en otroligt bred och kompetent grupp. Frågorna som diskuterades kunde röra allt från när man borde pensionera sig, till hur en CVB kan utveckla samarbete med andra CVBer i samma område. Högt och lågt. Stort och smått.

EMEC 2013 i Montreux var stort. Schweiz agerade en fantastisk värdnation där de med gemensamma krafter från hela landet verkligen levde upp till sitt rykte. Fräscht, trevligt och den enda galamiddagen jag varit på hittills där de borstar av bordet med en liten pensel ner på silverfat mellan varje rätt. Finess, ett av de ord som i mitt möteslexikon nu kommer finnas under Schweiz. Frågan är om vi kan göra EMEC ännu större och storslagnare? Om EMEC skulle kunna vara mer än en otrolig konferens med vi-känsla? Om konferensen skulle kunna utmana oss på helt nya plan? Om EMEC skulle kunna vara en otrolig konferens, just för att den inte följer det mönster en konferens förväntas göra? Utan för att den tar oss till en ny nivå.

Att vara, eller att inte vara en konferens, behöver kanske inte vara frågan. Att våga vara en konferens som utmanar de vanliga formaten, som vågar vara mycket mer än bara en konferens. När vi som mötesindustri anordnar möten för oss själva, borde vi inte utmana oss ännu mer? Den perfekta konferensen i mina ögon är inte den som bara toppar listan över häftigast talare och läckrast lunchbuffé, utan den som utöver det utmanar formaten, tänker nytt, tänker större. MPI är en trofast och sammansvetsad organisation med fantastiska människor som jag vet är redo att experimentera tillsammans. Årets tema var "Connectivity", nu är vi connected. Nästa år hoppas jag på "Experimentivity" (experiment + creativity), låt oss experimentera!

I skolan har vi fått lära oss att möten förflyttar och förädlar kunskap. Efter tre dagar på EMEC har jag kommit ett steg närmare vad detta verkligen betyder för mig. Att vi i mötesindustrin har fått som uppgift, och fantastisk möjlighet, att hjälpa världen förstå varandra, kommunicera och ta till vara på den kunskap som finns. Men vi har också en skyldighet att göra detta på bästa möjliga sätt, uppnå bästa möjliga resultat. Därför måste vi nu våga prova olika format, olika idéer, ta vara på alla verktyg som erbjuds och skapa experimentella och spännande möten. Börja dela med er av alla era erfarenheter, sug in andras. EMEC 2013 förde oss återigen samman och hjälpte oss i MPI-familjen att förflytta och förädla vår kunskap. Nu är det dags att gå ett steg längre, det är dags att experimentera!

Tack för att jag fick dela med mig. Ser fram emot att höra din kommentar, tänk och idé kring allt som rör oss och vår industri. Dela med dig. Use "The Power of Connectivity". Jag finns på , Twitter: @catjaready.

Soliga hälsningar och stort lycka till,

Catja Färdig
Future Leader Forum 2013
Travel Education Center, Stockholm